Procura

Nákupní scénáře

Procesní mapa

Pět modelových postupů od požadavku po fakturu: nákup od jediného dodavatele, odvolávka z rámcové smlouvy, nákup z cenové nabídky mimo katalog, objednávka externí kapacity a výběrové řízení zakončené zařazením položek do interního katalogu. Kliknutím na krok se otevře pohled příslušné role.

Nákup od jediného dodavatele: náborové služby

7 kroků

Nákup od jednoho předem vybraného dodavatele, bez výběrového řízení, se zdůvodněním. Schvalovatel, controlling i nákupčí schvalují vždy. Nákupčí potvrdí tohoto dodavatele a vystaví objednávku v PDF. Faktura přijde na schránku uvedenou na objednávce; žadatel PDF znovu nahrávat nemusí.

Zobrazit v procesní mapě

Odvolávka z rámcové smlouvy

9 kroků

Po udělení zakázky vznikla rámcová smlouva s Office Pro. Položky jsou v katalogu. Žadatel je čerpá za ceny ze smlouvy. Objednávka, plnění a faktura ze schránky — bez nového výběrového řízení.

Zobrazit v procesní mapě

Nezakatalogované položky z nabídky

5 kroků

Žadatel nahraje cenovou nabídku. Aplikace přenese požadavek v pořadí a s cenami z dokumentu. Do katalogu se zakládají obalové položky (hardware, kabel, dopravné, záruka), nikoli každý konkrétní model. Nabídka musí být vystavena na firmu ze skupiny a dodavatel musí být v adresáři. Faktura přijde na schránku uvedenou na objednávce.

Zobrazit v procesní mapě

Objednávka externisty a výkazy práce

7 kroků

V katalogu jsou konkrétní lidé: někteří přes personální agenturu (TalentBridge), jiní jako OSVČ. Žadatel objedná člověkodny, schvalovatel je schválí a externista vykáže hodiny. Výkaz nejdřív schválí žadatel, potom schvalovatel. Úhradu eviduje žadatel.

Zobrazit v procesní mapě

Od požadavku ke katalogu (RFI → RFP → reverzní e-aukce)

7 kroků

Tři dodavatelé se zúčastnili RFI, RFP a reverzní e-aukce. Vítězi ProConf Systems je vystavena rámcová smlouva a položky jsou zařazeny do katalogu.

Zobrazit v procesní mapě

Legenda rolí

  • Žadatel

    Zadává požadavky, potvrzuje plnění, kontroluje výkazy práce a schvaluje faktury.

  • Schvalovatel

    Schvaluje požadavky, faktury a výkazy práce do výše svého schvalovacího limitu. Nemůže schválit vlastní požadavek.

  • Nákupčí

    Posuzuje požadavky, přebírá je k nákupu nebo je vrací k dopracování. Vede výběrová řízení, spravuje smlouvy, interní katalog a objednávky a páruje faktury.

  • Dodavatel

    Podává nabídky, přijímá objednávky a potvrzuje jejich odeslání.

  • Externista

    Vykazuje odpracované hodiny na schválených projektech.

  • Controlling

    Schvaluje nákupy nad limitem a nákupy od jediného dodavatele. Sleduje čerpání rozpočtů, odchylky od plánu a auditní stopu.

Legenda pojmů

  • Požadavek

    Interní žádost o nákup. Schválením se čerpá rozpočet a vzniká otevřený závazek. Objednávka vzniká po výběru dodavatele nebo při nákupu z katalogu.

  • Podnět

    Návrh adresovaný nákupčímu: nový dodavatel, nová položka katalogu nebo poptávka. Podnět není požadavek na nákup.

  • Výběrové řízení

    Výběr dodavatele formou RFI, RFQ, RFP nebo reverzní e-aukce před uzavřením smlouvy nebo vystavením objednávky.

  • Nákup od jediného dodavatele

    Nákup bez výběrového řízení v případě, že soutěž není možná. Vyžaduje odůvodnění a vždy jej schvaluje i controlling.

  • Oddělení pravomocí

    Žadatel neschvaluje vlastní nákup. Výjimky schvaluje controlling.

  • Objednávka

    Závazek vůči dodavateli. Doplňuje se k ní číslo objednávky z ERP.

  • Potvrzení plnění

    Žadatel potvrzuje, že zboží bylo dodáno nebo služba poskytnuta.

  • Třístranné párování

    Faktura se uvolní k úhradě, až když odpovídá objednávce a potvrzenému plnění.

  • Udělení zakázky

    Rozhodnutí o vítězi výběrového řízení.

  • RFI

    Request for Information. Žádost o informace. Průzkum trhu bez cenových nabídek.

  • RFQ

    Request for Quotation. Žádost o cenovou nabídku na přesně specifikované plnění.

  • RFP

    Request for Proposal. Žádost o návrh řešení včetně ceny.

  • Reverzní e-aukce

    Online aukce, ve které dodavatelé v časově omezeném kole snižují nabídkovou cenu.

  • Člověkoden (MD)

    8 hodin práce externisty.

  • NDA

    Dohoda o mlčenlivosti, kterou dodavatel přijímá při registraci do portálu.

  • Rámcová smlouva

    Smlouva s dodavatelem se sjednaným ceníkem, ze které se opakovaně nakupuje bez dalšího výběrového řízení.

  • Odvolávka

    Jednotlivý nákup na základě rámcové smlouvy za sjednanou cenu.

  • Interní katalog

    Seznam schválených položek a služeb se sjednanými cenami, ze kterého žadatelé objednávají.

  • Nákladové středisko

    Organizační jednotka, z jejíhož rozpočtu se nákup hradí.

  • Otevřený závazek

    Schválený nákup, který dosud nebyl vyfakturován.

  • Hodnotící matice

    Kritéria a jejich váhy, podle kterých se stanoví pořadí nabídek.

  • Schránka faktur

    Adresa na objednávce, kam dodavatel posílá PDF. Systém fakturu spáruje. Žadatel ji nahraje jen tehdy, když nedorazí.