Přínos pro finanční řízení
- Kontrola rozpočtu při zadání požadavku, nikoli až při úhradě faktury.
- Přehled otevřených závazků a čerpání rozpočtů podle nákladových středisek.
- Oddělení pravomocí: žadatel neschvaluje vlastní nákup, nákupy nad limitem a od jediného dodavatele schvaluje controlling.
- Úhrada pouze za objednané a potvrzené plnění.
- Úplná auditní stopa: u každého kroku je zaznamenán autor a čas.
- Analýza výdajů podle dodavatelů, kategorií a nákladových středisek.
Přínos pro nákupní oddělení
- Požadavky přicházejí úplné: s nákladovým střediskem, společností a ověřeným rozpočtem.
- Nákupy mimo katalog a mimo smlouvy přebírá nákupčí dříve, než vznikne objednávka.
- Nabídky se otevírají až po uzavření kola, pořadí určuje hodnotící matice a členové komise hodnotí nezávisle. Výběr dodavatele je doložitelný.
- Výsledek výběrového řízení se převádí do rámcové smlouvy a interního katalogu. Opakované nákupy pak probíhají odvolávkou bez nového výběrového řízení.
- Evidence dodavatelů obsahuje souhlas s NDA, smluvní dokumentaci a hodnocení podle významu a nahraditelnosti.
Od požadavku po fakturu
Požadavek lze zadat z interního katalogu, odvolávkou z rámcové smlouvy, volným popisem mimo katalog nebo jako objednávku externí kapacity. Schvaluje jej schvalovatel, a pokud to stanoví pravidla, také controlling. Požadavky mimo katalog a mimo rámcovou smlouvu přebírá nákupčí.
U katalogových položek a rámcových smluv platí sjednaná cena. U nákupu mimo smlouvu vybírá dodavatele nákupčí. Objednávka vzniká po udělení zakázky nebo při odvolávce z rámcové smlouvy. Žadatel potvrdí plnění. Faktura se schvaluje po porovnání s objednávkou a potvrzeným plněním.
U každého kroku se zaznamenává autor a čas. Celá historie je uložena u požadavku.
Pravidla nákupu
Nákup nad stanoveným limitem a nákup od jediného dodavatele schvaluje vždy také controlling.
Nákup od jediného dodavatele musí obsahovat odůvodnění, proč soutěž není možná. Odůvodnění je interní a dodavatel jej nevidí. Žádost o cenovou nabídku (RFQ) se zasílá jedinému dodavateli a výsledkem je objednávka.
Dostupnost rozpočtu se ověřuje při zadání požadavku. Finanční oddělení má přehled o otevřených závazcích, čerpání rozpočtů nákladových středisek a odchylkách od plánu.
Organizace může zahrnovat více právních subjektů. U každého požadavku se určuje společnost, za kterou se nakupuje. Každá společnost má vlastní fakturační údaje a doručovací adresu.
Výběrová řízení
Nákupčí zve dodavatele vedené v evidenci. Podle povahy nákupu vede RFI (žádost o informace), RFQ (žádost o cenovou nabídku), RFP (žádost o návrh řešení a cenu) nebo reverzní e-aukci. Každé kolo má stanovený termín otevření a uzavření. Po kole RFP může nákupčí otevřít další kolo, ve kterém dodavatel sám snižuje cenu své předchozí nabídky, nejméně o stanovený krok. Minimum určuje nákupčí a dodavatel je vidí.
U RFQ a RFP se cenová i technická část nabídek zpřístupní současně, až po uzavření kola. V reverzní e-aukci vidí pozvaní dodavatelé aktuálně vedoucí cenu po celou dobu kola.
Odpověď na dotaz dodavatele obdrží všichni pozvaní dodavatelé. Dodatek k zadání se všem pozvaným zpřístupní okamžitě.
Pořadí nabídek určuje hodnotící matice. Cenové kritérium se vyhodnotí automaticky, ostatní kritéria hodnotí nákupčí nebo hodnoticí komise. Členové komise hodnotí nezávisle a průměrné hodnocení se zobrazí až po odevzdání všech hodnocení. Udělením zakázky vzniká objednávka nebo rámcová smlouva.
Smlouvy, katalog a dodavatelé
Rámcová smlouva obsahuje ceník. Její položky se zveřejňují v interním katalogu a objednávají se odvolávkou bez dalšího výběrového řízení.
Dodavatel při registraci přijímá dohodu o mlčenlivosti (NDA). Adresář dodavatelů eviduje, kdo souhlas udělil a kdy. Profil dodavatele obsahuje smluvní dokumentaci. Dodavatelé se hodnotí podle významu pro společnost a obtížnosti nahrazení.
Externí kapacity
Interní katalog obsahuje jmenovitě vedené externí pracovníky, ať už zprostředkované personální agenturou, nebo osoby samostatně výdělečně činné. Kapacita se objednává v člověkodnech (MD, 8 hodin práce) na konkrétní projekt. Externista vykazuje odpracované hodiny. Výkaz práce kontroluje žadatel a schvaluje schvalovatel. Úhradu výkazu práce eviduje žadatel, který kapacitu objednal.
Pro koho je Procura určena
Pro nákupní a finanční oddělení středně velkých společností a skupin společností. Pokrývá nákup služeb, IT, kancelářských potřeb, marketingu, facility managementu a externích kapacit.
Žadatel, schvalovatel, nákupčí, controlling, dodavatel a externista pracují každý ve vlastním portálu nad společnými daty. Odpovědnosti jsou oddělené.
Je vhodná i pro společnosti, které nákup teprve organizují: schvalování, limity, kontrola rozpočtu a párování faktur jsou součástí systému od začátku.
Časté dotazy
Nahrazuje Procura ERP?
Ne. Procura řídí nákupní proces do okamžiku úhrady: požadavek, schválení, výběr dodavatele, objednávku, potvrzení plnění a schválení faktury. Účetnictví a úhrady probíhají v ERP. K objednávce lze doplnit číslo z ERP a data objednávek a faktur schválených k úhradě lze předávat do ERP dávkou CSV nebo webhookem.
Jak systém zabraňuje nákupům mimo stanovená pravidla?
Každý požadavek prochází schválením a žadatel nemůže schválit vlastní požadavek. Nákupy nad schvalovacím limitem a nákupy od jediného dodavatele schvaluje vždy také controlling. Pro nákupy nad stanoveným prahem se vede výběrové řízení. Dostupnost rozpočtu se ověřuje už při zadání požadavku.
Kdy finanční oddělení vidí závazek?
Při schválení požadavku. Schválením se čerpá rozpočet nákladového střediska, takže otevřený závazek je evidován dříve, než dodavatel vystaví fakturu.
Jak se kontrolují faktury?
Třístranným párováním: faktura se porovná s objednávkou a s plněním potvrzeným žadatelem. Odchylky přesahující toleranci se zobrazí před schválením. Fakturu schvaluje žadatel a poté schvalovatel.
Lze systém používat pro více společností ve skupině?
Ano. Organizace může zahrnovat více právních subjektů s vlastními fakturačními údaji a doručovacími adresami. U každého požadavku se určuje společnost, za kterou se nakupuje.
Kontakt
Ukázku aplikace a možnosti nasazení lze projednat s autorem.
Tomáš Vedej
vedej.tomas@gmail.com