Tři cesty požadavku

Každý požadavek nejprve schvaluje vlastník rozpočtu. Co se děje dál, záleží na tom, co se nakupuje a za kolik.

Katalog a rámcové smlouvy. Zboží a služby, které už prošly výběrovým řízením, vybírá žadatel přímo z katalogu. Cenu určuje smlouva. Po schválení se vygeneruje objednávka a odešle dodavateli. Nákupčí do procesu nevstupuje.
Nákup do stanoveného limitu. Požadavek s cenovou nabídkou do stanovené hodnoty zkontroluje a zpracuje nákupčí. Poté se vytvoří objednávka a odešle se dodavateli.
Nákup nad limit. U vyšší hodnoty nákupčí vypíše výběrové řízení. Výsledkem je objednávka, nebo rámcová smlouva, jejíž položky se pak publikují do katalogu.

Nákupčí tak řeší jen požadavky, které potřebují jeho posouzení nebo výběrové řízení.

Schvalování a rozpočet

Schvalovatel je vlastník rozpočtu a požadavek posuzuje dřív, než se dostane k nákupčímu. Žadatel nemůže schválit vlastní požadavek. Rozpočet se kontroluje už při zadání požadavku.

U požadavků nad stanoveným limitem a u nákupu typu single source schvaluje také controlling, i on ještě před nákupčím. Single source je nákup od jednoho předem vybraného dodavatele, bez výběrového řízení, se zdůvodněním.

Finanční řízení průběžně vidí otevřené závazky, čerpání nákladových středisek a odchylky od plánu. U každého kroku se zaznamenává, kdo ho provedl a kdy, a celá historie je dohledatelná přímo u požadavku.

Výběrová řízení

Nákupčí vede RFI, RFP, RFQ nebo reverzní e-aukci s dodavateli registrovanými v systému. Podnět k průzkumu trhu (RFI) může nákupčímu zadat i žadatel. Každé kolo má pevný termín otevření a uzavření.

U RFP a RFQ se cenové a technické nabídky otevřou současně, a to až po uzavření kola.
Odpovědi na dotazy dodavatelů i dodatky k zadání dostávají všichni pozvaní dodavatelé.
Pořadí nabídek určuje skórovací matice. Cenové kritérium se vyhodnotí automaticky, ostatní kritéria hodnotí nákupčí nebo komise. Členové komise hodnotí nezávisle na sobě a výsledky se zobrazí až poté, co hodnocení odevzdají všichni.
Lze vést i kolo, ve kterém dodavatel soutěží se svou vlastní výchozí cenou.

Smlouvy, katalog a dodavatelé

Smlouvy eviduje a spravuje nákupčí. Přístup k nim mají i jejich vlastníci na straně žadatelů a controlling, takže každý útvar vidí podmínky smluv, ze kterých nakupuje.

Rámcová smlouva obsahuje ceník. Jeho položky se publikují do katalogu a nakupují se odvolávkami bez dalšího výběrového řízení.

Dodavatel se v portálu registruje a při registraci odsouhlasí NDA. V adresáři je vidět, kdo a kdy souhlas udělil. Registrovaní dodavatelé se účastní výběrových řízení, přijímají objednávky a mají přístup k ceníkům svých rámcových smluv. Profil dodavatele obsahuje jeho smlouvy a hodnocení podle toho, jak je pro firmu důležitý a jak těžko by se nahrazoval.

Objednávka, plnění a faktura

Objednávka může dostat číslo z ERP. Dodavateli se pošle jako PDF, nebo se předá dávkou CSV či webhookem. Dodavatel objednávku v portálu přijme a po expedici potvrdí odeslání. Převzetí plnění potvrdí žadatel.

Faktura se porovná s objednávkou a s potvrzeným plněním. Schvaluje ji žadatel a potom schvalovatel. Neshody se řeší reklamací. Platbu lze zaevidovat až po potvrzeném plnění a schválené faktuře. Úhrada probíhá v ERP a Procura uchovává doklady i celý průběh schvalování.

Externí kapacity

Externisté jsou vybraní předem ve výběrovém řízení a vedení v katalogu jménem, buď přes personální agenturu, nebo jako OSVČ. Žadatel je objednává odvolávkou z rámcové smlouvy jako člověkodny na projekt a objednávku schvaluje schvalovatel. Externista vykazuje odpracované hodiny. Výkaz schvaluje žadatel a schvalovatel a porovnává se s objednanými člověkodny a sjednanými sazbami.

Role v aplikaci

Každá role pracuje ve vlastním portálu. Odpovědnost je rozdělená, data jsou společná.

Role	Odpovědnost
Žadatel	Zadává požadavky, nakupuje z katalogu, objednává externí kapacity, potvrzuje plnění
Schvalovatel	Jako vlastník rozpočtu schvaluje požadavky, faktury a výkazy
Controlling	Schvaluje nákupy nad limitem, sleduje rozpočty a závazky
Nákupčí	Zpracovává požadavky, vede výběrová řízení, spravuje smlouvy a katalog
Dodavatel	Účastní se výběrových řízení, přijímá objednávky
Externista	Vykazuje odpracovaný čas

Pro koho

Pro nákupní oddělení, finanční řízení a controlling malých a středně velkých podniků a skupin společností. Aplikace umí nakupovat za více právních subjektů: u každého požadavku se určí společnost, za kterou se nakupuje, a ta má vlastní fakturační údaje i doručovací adresu. Hodí se pro nákup služeb, IT, kancelářských potřeb, marketingu, facility managementu a externích kapacit.

Finanční řízení: kontrola závazků dřív, než vzniknou, shoda faktury s objednávkou a plněním, úplná auditní stopa.
Nákup: práce jen na požadavcích, které potřebují posouzení nebo výběrové řízení, transparentní výběrová řízení a všechny smlouvy na jednom místě.

Kontakt

Pokud chcete projednat nasazení Procury ve vaší organizaci, ozvěte se nám.

Tomáš Vedej
vedej.tomas@gmail.com