Nákup pod kontrolou.Od požadavku po fakturu.
Procure-to-pay
Rozhodnutí, které firmu zavazuje, má být viditelné dřív, než přijde faktura.
Každý nákup podle pravidel.
Schvalovací limity, kontrola rozpočtu a povinnost výběrového řízení se uplatňují automaticky u každého požadavku.
Princip čtyř očí u každého nákupu
Žadatel neschvaluje vlastní požadavek. Nad stanoveným limitem a u nákupu typu single source schvaluje rovněž controlling.
Důsledné uplatňování nákupní politiky
Schvalovací limity a práh výběrového řízení se stanoví jednou. Systém je uplatní u každého požadavku, včetně single source.
Závazky pod kontrolou dřív, než vzniknou
Rozpočet se kontroluje už při zadání požadavku, ne až při fakturaci. Schválením se rozpočet čerpá, takže finance průběžně vidí otevřené závazky a odchylky od plánu.
Úhrada pouze za objednané a dodané plnění
Každá faktura se porovná s objednávkou a potvrzeným plněním. Rozdíly nad tolerancí jsou vidět ještě před schválením k úhradě.
Samostatný portál pro každou roli
Žadatelé, schvalovatelé, nákupčí, controlling, dodavatelé i externisté — jedna platforma, sdílená data a jasně daná odpovědnost.
Žadatel
Požadavek z katalogu i mimo něj, odvolávky z rámcových smluv a potvrzení plnění.
Schvalovatel
Jedna fronta pro požadavky, faktury a výkazy — s kontextem pro rozhodnutí.
Nákupčí
RFI, RFP a e-aukce, smlouvy, katalogy, objednávky a hodnocení dodavatelů.
Controlling
Čerpání rozpočtů a nákladových středisek, schválení nad limitem a auditní stopa.
Externista
Výkazy práce proti schváleným člověkodnům a sazbám.
Dodavatel
Nabídky, e-aukce, objednávky a ceník rámcové smlouvy v dodavatelském portálu.
Časté otázky
- Čím Procura pomáhá nákupnímu oddělení?
- Sjednocuje nákup do jednoho procesu — od požadavku přes schválení, výběr dodavatele a objednávku až po kontrolu faktury. Požadavky se neřeší e-mailem a v tabulkách a každý krok má dohledatelnou historii.
- Co z toho má finanční řízení a controlling?
- Rozpočet se ověřuje při zadání požadavku. Finanční řízení má přehled otevřených závazků, odchylek od plánu a výhledu čerpání. Faktura se porovná s objednávkou a s potvrzeným plněním.
- Pro koho je Procura určena?
- Pro malé a středně velké podniky a skupiny společností. Pro nákupní oddělení, finanční řízení a controlling i další uživatele, kteří objednávají zboží, služby nebo kapacitu externistů.
- Umí Procura nakupovat za mateřskou i dceřiné společnosti?
- Ano. Jedna organizace vede více právních subjektů, každý s vlastními fakturačními údaji a doručovacími adresami. Žadatel u požadavku zvolí, za kterou společnost nakupuje.
- Jak probíhá výběr dodavatele?
- Nákupčí vede RFI, RFP, RFQ nebo reverzní e-aukci. U RFP a RFQ se cena a technická nabídka zpřístupní až po uzavření kola. Pořadí stanoví skórovací matice.
- Jak se Procura napojí na ERP a účetnictví?
- Objednávku lze opatřit číslem z ERP a předat jako PDF, dávkou CSV nebo webhookem. Úhrada faktur probíhá v ERP, aplikace Procura uchovává doklady a celý průběh schválení.
- Kde jsou data uložena a jak jsou zabezpečena?
- Data patří organizaci, která Procuru provozuje. Aplikaci lze nasadit na vlastní server nebo do prostředí, které si organizace zvolí, a tím určuje umístění dat i bezpečnostní politiku.
- Jak probíhá nasazení a jak dlouho trvá?
- Procura se instaluje na server organizace nebo do prostředí, které si zvolí. Délka nasazení závisí na způsobu provozu, rozsahu napojení na ERP a nastavení schvalovacích pravidel. Konkrétní harmonogram připravíme po úvodní konzultaci.
- Jak se Procura licencuje?
- Licenci k aplikaci poskytuje Procura. Organizace si zvolí, kam ji nasadí. Data patří organizaci.